tugas manajemen tentang koordinasi

1. jelaskan pentingnya prinsip koordinasi dalam suatu organisasi dan bagaimana dapat dilakukan agar suatu koordinasi dapat efektif, hal apa saja yang dapat menjadi kendalanya? berikan contohnya agar dapat    memperjelas jawaban 

2. Jelaskan maksud dari pembagian tugas dan departementalisasi dalam suatu organisasi! Berdasar apa sajakah departementasi itu? Mengapa dua hal tersebut penting untuk dilakukan oleh suatu organisasi?

Jawaban

1.     1.    pengkoordinasian penting dalam suatu organisasi karena merupakan pengikat, penyeimbang, dan penyelaras semua aktifitas. Prinsip koordinasi dibutuhkan oleh semua elemen organisasi agar memiliki pegangan/pembagian tugas yang harus diikuti untuk mencapai tujuan utama organisasi.

Koordinasi akan dapat berjalan efektif apabila :

·         dilakukan sejak awal perencanaan organisasi

·         dilakukan secara kontinyu

·         disesuaikan dengan perkembangan atau perubahan yang terjadi

·         memiliki tujuab yang jelas dan terarah

·         rumuskan tugas, wewenang, dan tanggung jawab, serta kriteria keberhasilan yang jelas pada setiap  bagian organisasi

·         ciptakan sistem komunikasi dan informasi yang efektif

·         lakukan control

·         penempatan pimpinan yang efektif merupakan kunci keberhasilan organisasi

Sebaliknya koordinasi bisa saja terhambat karena adanya kendala :

·         adanya perbedaan dalam orientasi tujuan tertentu

·         adanya perbedaan dalam orientasi waktu

·         adanya perbedaan dalam orientasi antar pribadi

·         adanya perbedaan jarak geografis

·         adanya perbedaan ambisi

·         adanya perbedaan antar individu karena faktor sosial, budaya, background akademik

contoh kasusnya :  sebuah perusahaan kosmetik memberi target penjualan produknya Rp.10.000.000,- /bulan  kepada setiap counter kosmetiknya. Perbedaan geografis suatu daerah, perbedaan ambisi/motivasi pada tenaga penjualan (sales) bisa mempengaruhi target perusahaan. Di daerah pinggiran kota bisa saja target tidak terpenuhi karena pegawai kurang giat dalam memasarkan/menawarkan produk sehingga tidak banyak laku. Sedangkan di daerah tengah kota seperti di mall, tenaga penjualan harus giat menawarkan karena adanya banyak saingan.

2.     2.    Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Prinsip pembagian kerja ini merupakan tiang dasar pengorganisasian.

Lima dasar departementalisasi adalah: fungsional, proses, produk, pelanggan, dan georafi.

1.        Lini Fungsional. Masing-masing departemen fungsional mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan perusahaan.

2.        Lini Proses. Masing-masing departemen proses mengerjakan bagiannya terpisah dari keseluruhan proses produksi.

3.        Lini Produk. Masing-masing departemen memproduksi dan menjual satu produk tertentu.

4.        Lini Pelanggan. Masing-masing dari departemen pelanggan memenuhi kebutuhan produk dan jasa konsumen tertentu.

5.        Lini geografis. Masing-masing departemen wilayah meproduksi dan menjadi produk di wilayah.

Departementalisasi lainnya adalah:

a.         Multi Departemental

b.        Departementalisasi campuran: organisasi matriks

c.         Departementalisasi di perusahaan multinasional

pembagian tugas dan departementalisasi berkaitan erat untuk menunjang efektivitas karyawan dalam mewujudkan tujuan organisasi. Apabila setiap individu atau kelompok sudah dibagi tugas dan tanggung jawab masing-masing maka akan semakin meningkatkan produktifitasnya sesuai dengan spesialisasi yang dimiliki. Efisiensi kerja juga bergantung pada integrasi masing-masing departemen. Departemen-departemen yang solid akan menciptakan lingkungan organisasi yang kondusif untuk mencapai tujuan utama.